Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Administrativ Assistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og pålitelig Administrativ Assistent som kan bidra til en effektiv og profesjonell drift av vårt kontor. Som Administrativ Assistent vil du være en sentral støtteperson for ledelsen og øvrige ansatte, og du vil ha ansvar for en rekke administrative oppgaver som bidrar til å holde organisasjonen i gang. Rollen krever høy grad av nøyaktighet, gode kommunikasjonsevner og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
Dine arbeidsoppgaver vil inkludere håndtering av innkommende og utgående korrespondanse, organisering av møter og reiser, arkivering av dokumenter, samt oppfølging av interne rutiner og prosesser. Du vil også bistå med forberedelse av rapporter, presentasjoner og annen dokumentasjon. I tillegg vil du være kontaktpunkt for eksterne samarbeidspartnere og kunder, og bidra til å opprettholde et profesjonelt og imøtekommende arbeidsmiljø.
Vi ser etter deg som har erfaring fra lignende roller, gjerne innen administrasjon, kundeservice eller kontorledelse. Du må være komfortabel med bruk av digitale verktøy som Microsoft Office-pakken, og det er en fordel om du har erfaring med bruk av CRM-systemer eller andre administrative plattformer. Du må kunne arbeide selvstendig, men også trives i samarbeid med andre.
Stillingen passer for deg som liker struktur, orden og som har et øye for detaljer. Du er serviceinnstilt, fleksibel og har en positiv innstilling til nye utfordringer. Hos oss får du muligheten til å utvikle deg i et profesjonelt og inkluderende arbeidsmiljø, med gode muligheter for faglig og personlig vekst.
Hvis du ønsker å være en del av et engasjert team og bidra til en effektiv og velfungerende organisasjon, ser vi frem til å motta din søknad.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere innkommende og utgående e-post og telefonhenvendelser
- Organisere møter, reiser og arrangementer
- Føre og oppdatere dokumentasjon og arkivsystemer
- Bistå med utarbeidelse av rapporter og presentasjoner
- Koordinere interne og eksterne kommunikasjonstiltak
- Bestille kontorrekvisita og administrere lagerbeholdning
- Følge opp interne rutiner og prosedyrer
- Støtte ledelsen med administrative oppgaver
- Håndtere fakturaer og enkel økonomisk oppfølging
- Være kontaktpunkt for besøkende og samarbeidspartnere
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid eller kontorstilling
- Gode ferdigheter i Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Sterke kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig
- Serviceinnstilt og løsningsorientert
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Erfaring med CRM- eller ERP-systemer er en fordel
- Gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
- Fleksibel og positiv innstilling
- Utdanning innen administrasjon eller tilsvarende er ønskelig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å jobbe som administrativ assistent?
- Hvilken erfaring har du med kontoradministrasjon?
- Hvordan håndterer du stress og mange oppgaver samtidig?
- Hvilke digitale verktøy er du komfortabel med å bruke?
- Har du erfaring med kundekontakt eller ekstern kommunikasjon?
- Hvordan organiserer du arbeidsdagen din for å være mest mulig effektiv?
- Kan du beskrive en situasjon der du løste et problem på en kreativ måte?
- Hva er dine styrker i en administrativ rolle?
- Hvordan håndterer du fortrolig informasjon?
- Hva er dine forventninger til denne stillingen?
